Jeg tror nu nok, at excel kan løse opgaven, men som skrevet rummer det mulighed for, at mindre erfarne brugere "mugser" din liste. Det kan dog afhjælpes ved at gemme en kopi på din egen maskine (går ud fra, at I kører på en server), hver gang der rettes i listen.
Det bedste ville have været acces, men den har I jo ikke i den lille office, så vidt jeg husker.
Opgaverne, du nævner, er intet problem med autofilteret i excel, du skal blot have de oplysninger, der skal sorteres i liggende i f.eks. øverste række.
Hvis der ikke er krav om en bestemt rækkefølge på medlemmerne, så kan man jo nemt tilføje nye medlemmer og redigere i de eksisterende.