Gå ind i Hjælp i Outlook og sø efter sikkerhedskopiere, så får du al den hjælp du har brug for:
Om at sikkerhedskopiere eller slette emner ved hjælp af Autoarkiver
Postkassen i Microsoft Outlook vokser i takt med, at du opretter og modtager emner. Du har brug for et andet sted, hvor du kan gemme (arkivere) de gamle emner, der er vigtige, men som du ikke bruger så ofte, hvis du skal kunne håndtere postkassen. Du har også brug for en måde, hvor du automatisk kan flytte disse ældre emner til arkivplaceringen og slette de emner, der er udløbet og ikke længere er aktuelle. Med Autoarkiver foretages disse handlinger.
Som standard er Autoarkiver slået til og kører automatisk med faste intervaller og sletter gamle og udløbne emner fra mapper. Gamle emner er emner, der har nået den angivne arkiveringsalder og kan bl.a. omfatte en oprindelige e-mail, du modtog, med opstillede mål for et projekt, du arbejder på. Udløbne emner er post- og mødeemner, hvis indhold ikke længere er aktuelt efter en bestemt dato, f.eks. et møde, du havde fire måned tidligere, og som stadig vises i kalenderen. Selvom en udløbsdato er valgfri, kan den angives på det tidspunkt, du opretter emnet, eller på et senere tidspunkt. Når emnet udløber, bliver den ikke-tilgængelig og udstreget.
Sådan behandles emner med Autoarkiver
Med Autoarkiver kan du gøre følgende med emner i en mappe: permanent slette udløbne emner eller slette eller arkivere ældre emner i en arkivfil. Arkivfilen er en speciel type datafil. Første gang Autoarkiver kører, oprettes automatisk en arkivfil på følgende placering:
C:\Documents and Settings\brugernavn\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst
Hvis du ikke kan se mappen Lokale indstillinger, kan den være skjult. Oplysninger om visning af skjulte mapper finder du i Microsoft Windows Hjælp.
Når emnerne er arkiveret første gang, kan du få adgang til dem i filen direkte fra Arkivmapper på mappelisten. Hvis du ønsker det, kan du oprette separate arkivfiler til de enkelte mapper.
Når du åbner Arkivmapper, kan du se, at den eksisterende mappestruktur er bibeholdt. Hvis der er en overordnet mappe over den mappe, du vil arkivere, oprettes den overordnede mappe i arkivfilen, men emner i den overordnede mappe arkiveres ikke. Mappestrukturen i arkivfilen og postkassen er således den samme. Mapper bibeholdes, efter at de er blevet arkiveret, også selvom de er tomme. Du kan arbejde med emnerne på samme måde, som du arbejder med emner i hovedpostkassen. Hvis du beslutter, at de arkiverede emner skal flyttes tilbage til hovedpostkassen, kan du importere alle emnerne fra arkivfilen til de oprindelige mapper eller til de angivne mapper, eller du kan flytte eller kopiere emner manuelt.
Ændre, hvordan Autoarkiver fungerer
Der findes to sæt Autoarkiver-indstillinger: globale indstillinger og individuelle mappeindstillinger. De globale indstillinger, også kaldet standardindstillinger, bestemmer, om Autoarkiver overhovedet kører, og hvad funktionen som standard gør med emnerne i Outlook-mapperne (undtagen Kontaktpersoner, der ikke er påvirket af Autoarkiver). De individuelle mappeindstillinger tilsidesætter standardindstillingerne, så du automatisk kan arkivere de enkelte mapper individuelt. Hvis du ikke angiver nogen Autoarkiver-indstillinger for en bestemt mappe, arkiveres mappen ikke. Standardindstillingerne og de individuelle mappeindstillinger gælder kun for den aktuelle postkasse. Du kan også arkivere emner manuelt, hvis du ønsker det.
IAH